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办公用品，一般指纸张、笔、尺子、胶水胶纸、笔记簿、饮用水、纸巾、桌椅、文件袋（盒）、书架、电脑及其周边配件等，有着品种繁多、价格不一、质量难辨的特点，让人有眼花缭乱的感觉，更别说咱行政的还必须要从中选择预算之内的、质量上乘的办公用品，提供给企业员工日常办公之用，但不能超预算，使用时也不能浪费，究竟应该怎么辨别选购及控制管理呢？我有一个主意，各位行政朋友可以参考一下。买东西讲究物美价廉，讲究不超预算，用东西讲究勤俭节约，不要铺张浪费，但这些东西都是企业正常运转所需的物资，该用的都得用，用了都是为了工作，不见得就是浪费哦，那怎么控制管理呢？我觉得可以在这个过程中设定一个“有效使用率”的指标，专门针对办公用品是否有效使用进行管理，不过并不是说限制使用数量，而是监控每一件物品都能正常使用在日常工作中，发挥应有作用，而不会因为质量问题或者错误使用导致同一个物品多次重复使用在一个任务中，保证物品都能正常使用，这才是真正的节约。有点晦涩吧。举个例子，打印工作文件时，纸张的质量和使用方法都尽可能确保文件顺畅打印出来，而不会出现卡纸等现象，要不然不仅费钱费纸还耽误事了。要预防这种问题的出现，既是纸张质量（比如会不会容易褶皱等）影响的，也是放置纸张的方式决定的，一份文件一次打印完成不卡纸是最节约纸张的哦，反正该打印的还是一张都省不了，唯有确保正常打印，然后抽样统计一份文件打印所需纸张数量及实际打印纸张数量，或者统计纸张的领取频率以及一包纸的实际平均使用时长，你们说呢？再有，员工在领取签字笔时，一支笔能不能用到没水了，而不会中途因为摔坏或者遗失无法继续使用，需要再领取，这就浪费了，因为一支笔无法在其设计周期内有效使用完，就是浪费，大大的浪费啊！那怎么统计“有效使用率”呢？可以抽样统计签字笔的领取频率，可以理解为不能使用才需要领取哦，这样可以评估当前采购的签字笔是否耐用，从而决定是否继续采购该品牌的签字笔。所以，“有效使用率”的高低取决于“物品领取频率”，领取频率高的，可以理解为员工对此类物品消耗的快，那是因为工作所需还是因为物品不耐用，就需要咱行政的开展调查了，数据所指，调查所向。在精通Excel函数和vba的大神面前，也许“有效使用率”都不用抽样统计，而是按照一定时间区间内全部完成统计，这样更精确，也为下一个时间区间的办公用品采购及领用管理提供科学依据。关于领用管理，其实提高“有效使用率”并不是说要采购质量很好的办公用品，虽然质量是重要的考量，但对于物品的日常领用管理也是影响“有效使用率”的关键，比如纸笔的领取频率偏高，调查显示确实是工作所需，而纸笔当前采购的品牌已属业内领先水平，那么领用管理的优化就是另外的调整方案，不过也不是说要限制领取，不然工作怎么进行，而是通过办公信息化，建设OA平台，推进无纸化办公，一定程度上减少纸笔的领取和使用。因此，持续推进信息化办公、无纸化办公等也将是减少办公用品损耗的重要手段。至少，办公文具用品可以更节约了。不过，各位行政朋友还是要在企业内部见缝插针地进行“厉行节约”思想教育的宣传，也是“为君分忧”，只有全员都有节约意识，办公用品的管理成本才能有效控制。各位行政朋友，你们从日常采购工作出发，觉得是这个理吗？

钟奇杰

深圳某国有企业信息化管理员、阿里钉钉体系数字化管理专家、新媒体写作者。